Como Escolher um Endereço de Email

O endereço de email é, hoje em dia, um contacto tão importante como o nº de telemóvel. Usamo-lo a toda a hora para comunicar com os outros e é o nosso identificador/login em dezenas de sites e serviços diversos. Daí que a sua escolha seja algo que deve obedecer a alguma reflexão, assim como a determinadas regras.

Podemos considerar que os 4 principais tipos de email são os seguintes:

Email pessoal
Email de empresa
Email de departamento da empresa
Email de funcionário da empresa

O email pessoal

O email pessoal é, como o próprio nome indica, pessoal. E, por isso, cada um poderá escolhê-lo da forma que melhor entender, ou com a qual mais se identificar. Poderá ser o seu nome, parte do seu nome, uma alcunha, um nome e o ano de nascimento, etc. No entanto, a forma ideal é a seguinte: nome.apelido@operador.pt (por exemplo, o endereço ideal para alguém que se chame "Sofia Antunes da Costa Guerreiro" será sofia.guerreiro@operador.pt). Caso o endereço ideal não se encontre disponível (por já estar, por exemplo, atribuído a outra pessoa), algumas variantes poderão ser s.guerreiro@operador.pt ou sofia.g@operador.pt.
É também importante que os diferentes nomes fiquem separados por um ponto, de modo a que seja claro onde acaba um nome e começa o outro. Exemplo: se tivermos este endereço de email: manuelamarante@sapo.pt, não é percetível se o nome da pessoa é "Manuel Amarante" ou "Manuela Marante".

O email de empresa

Aqui, existem duas situações a ponderar: quando a empresa ainda não tem domínio próprio e quando já tem. Imaginemos que uma empresa tem o nome "Inforsintra - Informática e Telecomunicações, Lda.". Caso a empresa ainda não tenha domínio próprio, o seu email será naturalmente inforsintra@operador.pt; No entanto, caso o seu domínio já tenha sido registado (neste caso, o mais lógico seria o inforsintra.pt), as 3 opções mais comuns são: geral@inforsintra.pt, info@inforsintra.pt ou inforsintra@inforsintra.pt. Em termos estatísticos, os emails do tipo geral@empresa.pt são atualmente os mais utilizados como endereço principal de uma empresa. Sempre que a empresa tiver um domínio próprio, todos os emails deverão ser baseados nesse domínio. Para além de ser mais profissional, acaba por ser também uma forma de se promover o site da própria empresa.

O email de departamento da empresa

Principalmente em empresas de média e grande dimensão, é uma questão que se coloca frequentemente: o email de um determinado departamento, deve ter o nome do departamento ou o nome da pessoa responsável pelo departamento? Voltemos ao exemplo da Inforsintra, e imaginemos que esta empresa tem um departamento de marketing, cujo director se chama Tiago Freitas. Assim sendo, o endereço a utilizar pelo departamento de marketing deverá ser marketing@inforsintra.pt ou tiago.freitas@inforsintra.pt? Sem dúvida alguma que a escolha recairá sobre a 1ª opção, por uma razão muito simples: se a empresa optar pelo endereço marketing@inforsintra.pt, no dia em que o Sr. Tiago Freitas deixar de trabalhar na empresa, não será necessário alterar um endereço importante, e a pessoa que o vier substituir poderá facilmente continuar a utilizar esse mesmo endereço, sem perdas de tempo ou de contactos. Da mesma forma, os endereços dos restantes departamentos, poderão ser comercial@inforsintra.pt, financeiro@inforsintra.pt, etc.

O email de funcionário da empresa

Independentemente dos emails dos diferentes departamentos, é importante que cada funcionário tenha igualmente o seu próprio email com o seu nome. O email individual, poderá servir para trocas internas de mensagens entre os diferentes funcionários, assim como para utilizar em assuntos que sejam da responsabilidade de cada um e/ou que se pretendam tratar de uma forma mais personalizada. A regra aqui, é a mesma aplicada nos endereços pessoais, ou seja: nome.apelido@empresa.pt

Seguindo estas simples regras, conseguirá efetuar uma gestão mais lógica e organizada dos seus endereços de email. E, já agora, tente sempre ter o mínimo de endereços possível. Quanto menos emails tiver, menos correio não-solicitado irá receber e mais fácil se tornará toda a gestão das suas mensagens.

Autor: João Jesus (Consultor em Tecnologias de Informação e Editor do Portal "Sintra Negócios")